問題
秘書Aの職場では、昼休みに交代で電話番をすることになっている。電話番のときの心構えとして最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1昼休みは正式な勤務時間ではないので、電話が鳴っても出なくてよい
- 2「担当者が昼休みなので、何も分かりません」とだけ答えて切る
- 3昼休み中でも会社の代表として応対し、用件と連絡先を確かめて担当者に確実に引き継ぐ
- 4電話番の間に聞いた用件は、自分の昼休みが終わってから思い出せる範囲で伝える
正解
3. 昼休み中でも会社の代表として応対し、用件と連絡先を確かめて担当者に確実に引き継ぐ
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解説
電話をかけてくる相手にとって、こちらが昼休みかどうかは関係がなく、電話に出た人がその瞬間の会社の代表である。電話番のときも通常と同じ心構えで応対し、用件と相手の連絡先を確かめ、担当者に確実に引き継ぐのが適当である。勤務時間ではないから出なくてよいという考えは、電話番という役割を引き受けた意味を失わせる。何も分かりませんとだけ答えて切るのは、伝言や折り返しの約束などできる対応を尽くさない不親切な応対である。思い出せる範囲で伝えるという態度は、メモを取らない時点で伝達の確実さを欠き、用件を落とす危険が高い。覚え方は「出た人が会社の顔」。電話番でも応対の質を落とさないのが組織人の心得である。
一問一答
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