問題
秘書Aは、上司の交友関係や好み（親しい取引先、食事の好み、記念日など）を手帳に控えて仕事に役立てている。このことについての考え方として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1補佐に必要な範囲で覚えておくことは、気の利いた仕事につながる適切な努力である
- 2上司の私的な情報を控えるのはプライバシーの侵害なので、一切やめるべきである
- 3せっかく集めた情報なので、同僚との雑談の話題として活用してよい
- 4交友関係を知っているのだから、上司に代わって会う相手を選別してよい
正解
1. 補佐に必要な範囲で覚えておくことは、気の利いた仕事につながる適切な努力である
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解説
上司の親しい取引先・食事の好み・記念日などを補佐に必要な範囲で控えておくことは、来客への心遣いや会食の手配の的確さにつながる適切な努力である。上司をよく理解することは秘書の基本であり、こうした記録は気の利いた補佐の土台になる。ただし目的はあくまで仕事である。プライバシー侵害だから一切やめるべきだというのは、業務に必要な上司理解まで否定する極端な考えで、詮索との区別を誤っている。集めた情報を雑談の話題にするのは、上司の私的情報を漏らす行為で機密保持に反する。会う相手の選別まで行うのは、上司の判断領域を侵す越権である。覚え方は「上司理解は深く、使い道は仕事だけ」。
一問一答
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