問題
秘書Aは、上司から「明日の朝までに仕上げてほしい」と急ぎの資料作成を頼まれた直後、別の上司Bからも「この集計を今日中に」と頼まれた。どちらも一人では時間内に終わりそうにない。このときのAの対応として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1あとから頼まれたB の仕事を断り、最初に頼まれた仕事だけを引き受ける
- 2両方の締め切りと所要時間を伝え、優先順位や応援の要否を上司に相談して調整する
- 3間に合わせるため、どちらも質より速さを優先して急いで仕上げる
- 4頼まれた順に黙々と進め、間に合わなければそのとき謝ればよいと考える
- 5自分の判断でB の集計を翌日に回し、その旨はB に伝えずにおく
正解
2. 両方の締め切りと所要時間を伝え、優先順位や応援の要否を上司に相談して調整する
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解説
複数の急ぎの仕事を一人で抱え込んで破綻させるのは避けるべきで、まず双方の締め切りと所要時間という事実を伝え、優先順位づけや応援の要否を上司に相談して段取りを決めるのが適当である。秘書が独断で片方を断る・後回しにして黙っておくのは、上司の判断材料を奪い不適当。質を犠牲にして急ぐのも本末転倒で、間に合わなければ謝ればよいという受け身の姿勢も無責任である。抱えきれない量は早めに見える化し、判断を仰ぐのが信頼される対応となる。
一問一答
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