職務知識出題頻度 3/3
伝言メモ
でんごんめも
定義
上司不在時に受けた電話や来客の用件を要点を押さえて書き残す覚え書き。
詳細解説
「いつ・誰から・誰へ・用件・先方の連絡先・折り返しの要否・受けた人」を漏れなく記す。日時を必ず入れ、復唱で社名や名前を確認してから書くと誤りが減る。上司の机の見える位置に置き、必要なら口頭でも補足する。正確で読みやすいメモは、上司が戻ってすぐ対応できるかどうかを左右する重要な業務である。あいまいな聞き取りのまま書くと折り返し先を誤るため、不確かな点はその場で確認する習慣が欠かせない。
「伝言メモ」が出る問題に挑戦
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マナー・接遇
次は秘書Aの電話応対である。相手の用件を保留にする際の対応として中から不適当なものを一つ選べ。
マナー・接遇
電話応対で、相手の名前が聞き取れなかったときの言い方として、最も適当なものはどれか。
必要とされる資質
次は秘書が「出過ぎた対応」をしてしまった例である。中から、出過ぎていて不適当なものを一つ選べ。
関連用語
よくある質問
Q. 伝言メモとは何ですか？
A. 上司不在時に受けた電話や来客の用件を要点を押さえて書き残す覚え書き。
Q. 秘書検定3級試験での位置づけは？
A. 職務知識の重要用語です。出題頻度は 3/3 （★3）。 頻出のため確実に押さえておきましょう。