職務知識出題頻度 3/3
上司不在時の対応
じょうしふざいじのたいおう
定義
上司が席を外している間に生じた来客・電話・案件を秘書が適切にさばくこと。
詳細解説
不在の理由や戻り時刻を不用意に明かさず、「席を外しております」「外出しております」と伝えるのが基本である。用件と連絡先を聞き取り、伝言メモを残す。緊急時は上司や代理者に連絡を取り、判断を要する事項は独断せず保留する。職務の限界を守りつつ、相手を待たせない段取りが秘書の腕の見せどころである。戻った上司がすぐ対応に移れるよう、用件を整理して伝えられるかどうかが不在時対応の良し悪しを分ける。
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職務知識
秘書の職務の限界についての説明として、最も適切なものはどれか。
必要とされる資質
次は秘書が「出過ぎた対応」をしてしまった例である。中から、出過ぎていて不適当なものを一つ選べ。
必要とされる資質
次は秘書Aが上司の補佐として行ったことである。中から、補佐の範囲を超えていて不適当なものを一つ選べ。
関連用語
よくある質問
Q. 上司不在時の対応とは何ですか？
A. 上司が席を外している間に生じた来客・電話・案件を秘書が適切にさばくこと。
Q. 秘書検定3級試験での位置づけは？
A. 職務知識の重要用語です。出題頻度は 3/3 （★3）。 頻出のため確実に押さえておきましょう。