問題
秘書Aは、上司が席を外している間に、上司宛ての来客があった。来客は約束があると言う。このときの対応として最も適切なものはどれか。
選択肢
- 1上司がいないので帰ってもらう
- 2来客を確認のうえ応接室などに案内し、上司に連絡して指示を仰ぐ
- 3勝手に上司の席で待ってもらう
- 4来客を放置してそのまま自分の仕事を続ける
正解
2. 来客を確認のうえ応接室などに案内し、上司に連絡して指示を仰ぐ
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解説
約束のある来客が訪れ上司が不在のときは、丁重に応接室などへ案内し、上司に連絡して指示を仰ぐのが適切である。約束があるのに帰ってもらうのは失礼、上司の席で勝手に待たせるのは不用心、放置するのは論外。来客を不安にさせないよう状況を説明し、待ち時間にも配慮する。秘書は上司不在時も受付・取り次ぎの窓口として、相手に失礼なく丁寧に対応し、上司の判断につなげる役割を担う。
一問一答
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