問題
上司あてに届いた郵便物の取り扱いについて、秘書の対応として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1「親展」と書かれた封書は開封せず、そのまま上司に渡す
- 2請求書や案内状など通常の業務文書は開封して内容を確認し、整理して渡す
- 3ダイレクトメールや広告は重要度を判断し、不要なものは仕分けする
- 4私信（私的な手紙）も内容把握のため秘書が開封して読む
正解
4. 私信（私的な手紙）も内容把握のため秘書が開封して読む
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解説
上司あての私信は私的なものであり、秘書が勝手に開封して読むのはプライバシーの侵害で不適当である。私信は未開封のまま上司に渡す。一方、業務上の文書は秘書が開封・整理して上司の手間を省くのが役割で、親展は未開封で渡す、不要なDMは仕分けする、という対応は正しい。私信か業務文書か、親展か否かを見分けて開封の可否を判断することが秘書には求められる。
一問一答
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