問題
上司あての電話で、相手が「いつもの件で」とだけ言い、用件をはっきり言わない。秘書Aの対応として最も適切なものはどれか。
選択肢
- 1内容が分からないまま上司に取り次ぐ
- 2差し支えない範囲で用件を尋ね、把握したうえで取り次ぐか上司に確認する
- 3用件が不明なので一方的に切る
- 4勝手に用件を推測して自分で返答する
正解
2. 差し支えない範囲で用件を尋ね、把握したうえで取り次ぐか上司に確認する
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解説
用件がはっきりしないときは「差し支えなければご用件を承りましょうか」と丁寧に尋ね、把握したうえで取り次ぐか上司に判断を仰ぐのが適切である。内容不明のまま取り次ぐと上司が困り、一方的に切るのは失礼、推測で返答するのは誤りやトラブルのもと。相手に失礼なく事情を確かめ、判断は上司に委ねるのが取り次ぎの基本で、職務知識とも関わる場面である。
一問一答
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