問題
上司が応接室で来客と面談中に、取引先から上司あての至急の電話が入った。秘書Aの取り次ぎ方として最も適切なものはどれか。
選択肢
- 1用件と相手をメモに書き、応接室のドアをノックして入り、「お話し中失礼いたします」と会釈してメモを上司に渡し、指示を待つ
- 2面談の妨げになるので、電話の相手に面談が終わるまで待ってもらう
- 3応接室の電話を鳴らして口頭で取り次ぐ
- 4ドアを開けて上司に「お電話です」と大きな声で伝える
正解
1. 用件と相手をメモに書き、応接室のドアをノックして入り、「お話し中失礼いたします」と会釈してメモを上司に渡し、指示を待つ
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解説
面談中の上司への至急の連絡は、口頭ではなくメモで取り次ぐのが原則である。相手名と用件を簡潔に書いたメモを持ってノックして入室し、「お話し中失礼いたします」と来客に会釈してから上司に黙って渡し、電話に出るか折り返すかの判断は上司に任せる。メモにするのは、来客に聞かせるべきでない内容を守り、面談の流れを最小限の中断で済ませるためである。至急なのに面談終了まで待たせるのは機を逸するおそれがあり、電話や口頭・大声で伝えるのは用件が来客に筒抜けになり、面談も乱してしまう。「面談中の連絡はメモで・判断は上司に」と覚える。
一問一答
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