問題
秘書Aの上司（営業部長）が出張中、取引先から「契約書の文言を一部修正したいので、部長の了解を取りたい」と電話が入った。期限が迫っている。最も適当な対応はどれか。
選択肢
- 1期限が迫っているので、Aが契約内容を確認したうえで修正に同意すると返事をする
- 2上司は出張中なので、戻るまで待ってほしいとだけ伝えて電話を終える
- 3営業部の他の社員に事情を話し、その社員の判断で了解の返事をしてもらう
- 4出張中の上司に連絡を取り、修正内容を伝えて了解を得られるか確認し、相手に返事をする
正解
4. 出張中の上司に連絡を取り、修正内容を伝えて了解を得られるか確認し、相手に返事をする
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解説
契約書の文言修正は上司本人の判断を要する事項であり、秘書が同意したり他の社員に判断を委ねたりするのは越権である。出張中でも連絡手段が定められているのが通例なので、上司に連絡して了解の可否を確認し、その結果を相手に返すのが適当。「戻るまで待って」だけでは期限に間に合わず取引に支障が出る。秘書は緊急の判断事項を必ず本人につなぎ、自らは決定しない窓口役に徹する。
一問一答
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