問題
秘書の仕事は「定型業務」と「非定型業務」に分けられる。次のうち非定型業務に当たるものはどれか。
選択肢
- 1毎朝の上司のスケジュール確認と予定表への記入
- 2上司の海外出張に伴う旅程・宿泊・通訳の手配と関係先との調整
- 3届いた郵便物の仕分けと回覧
- 4来客へのお茶出しと見送り
正解
2. 上司の海外出張に伴う旅程・宿泊・通訳の手配と関係先との調整
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解説
非定型業務とは、その都度状況に応じて段取りや判断が変わる仕事をいう。海外出張の手配は渡航先・時差・先方の都合・通訳の選定などが毎回異なり、調整の要素が大きいため非定型業務に当たる。一方、スケジュール確認・郵便仕分け・お茶出しは決まった手順を繰り返す定型業務である。両者を区別し、定型業務は効率よく片付け、非定型業務には十分な準備と確認の時間を割くのが、限られた時間を生かす秘書の段取り力である。
一問一答
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