問題
上司が在席中、取引先から電話が入ったが、上司はちょうど別の相手と電話中だった。秘書Aの対応として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司が他の電話中であることを伝え、用件を伺うか折り返すかを相手に確認する
- 2通話中の上司の電話をいったん切らせて、新しい電話につなぐ
- 3相手が急ぐ場合は用件を承り、上司に伝言として正確に渡す
- 4相手の意向に応じて、上司の手が空き次第折り返す旨を伝える
正解
2. 通話中の上司の電話をいったん切らせて、新しい電話につなぐ
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解説
通話中の上司の電話をいったん切らせて新しい電話につなぐのは、先に話している相手に失礼であり不適当である。上司が他の電話中のときは、その旨を伝え、用件を伺うか折り返すかを相手に確認するのが正しい。急ぐ相手には用件を承って正確に伝言し、相手の意向に応じて手が空き次第折り返す旨を伝える。秘書は上司の状況を正直に伝えつつ、相手に選択肢を示して柔軟に応対する。先に話している相手と新たな相手の双方に配慮する姿勢が大切である。
一問一答
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