問題
次は、上司が長期の海外出張で不在の間に行った秘書Aの対応である。中から不適当と思われるものを選べ。
選択肢
- 1上司宛ての面会希望は、戻りの予定を伝え、急ぎでなければ帰任後に調整する旨を案内した
- 2届いた郵便物のうち、上司の判断を要するものは内容が分かるよう整理して保管した
- 3上司の決裁が必要な書類を、急ぎだからと自分の判断で代わりに決裁して処理した
- 4緊急の連絡が入ったものは、海外の上司に時差を考慮して連絡を取り、指示を仰いだ
- 5不在中の出来事や処理した事項を記録しておき、帰任時にまとめて報告できるようにした
正解
3. 上司の決裁が必要な書類を、急ぎだからと自分の判断で代わりに決裁して処理した
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解説
上司の決裁（意思決定）は上司の権限に属し、急ぎでも秘書が代わりに行うことはできない。代わりに決裁して処理するのは越権で不適当である。面会を帰任後に調整する、判断を要する郵便物を整理保管する、緊急連絡は時差を考慮して指示を仰ぐ、不在中の事項を記録して帰任時に報告する、はいずれも適切な対応。長期不在時ほど「決められること」と「上司に委ねること」の線引きを守り、報告の準備を整えておくことが重要である。
一問一答
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