問題
上司から「来週の取引先との打ち合わせ用に、資料を用意しておいて」とだけ指示された。秘書Aがまず確認すべきこととして、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1打ち合わせに上司がどのような服装で臨むつもりか
- 2打ち合わせ場所の会議室の広さと収容人数
- 3打ち合わせ後に予定されている会食の店の手配
- 4資料の目的・盛り込む内容・部数・仕上げる期限など、作成に必要な条件
正解
4. 資料の目的・盛り込む内容・部数・仕上げる期限など、作成に必要な条件
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解説
「資料を用意しておいて」という大まかな指示では、目的・盛り込む内容・必要部数・仕上げる期限が分からないと正しく作れない。まずこれらの条件を確認するのが適当である。条件があいまいなまま着手すると意図と違う資料ができ手戻りになる。上司の服装、会議室の広さ、会食の店は資料作成の本筋ではない。指示が抽象的なときは、何のために・何を・いつまでに・何部、といった点を確認し、認識をそろえてから取りかかるのが鉄則である。
一問一答
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