問題
秘書Aの上司が外出中、取引先の部長が「先約はないが近くまで来たので部長に挨拶したい」と訪ねてきた。上司は1時間後に戻る予定である。Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司は不在だと伝え、用件も聞かずに帰ってもらう
- 2上司は外出中で1時間ほどで戻る旨を伝え、待つか出直すか、伝言かを相手の意向に沿って取り計らう
- 3先約がないので、上司が戻っても会わせないと決めて断る
- 4上司の携帯に連絡し、すぐ戻るよう指示してもらう
- 5応接室に通し、上司が戻るまで何時間でも待ってもらう
正解
2. 上司は外出中で1時間ほどで戻る旨を伝え、待つか出直すか、伝言かを相手の意向に沿って取り計らう
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解説
予約のない来客でも、取引先の役職者であれば丁重に扱う。上司が外出中で戻り予定が1時間後であることを伝え、待つ・出直す・伝言を残すなど相手の都合を尊重して選んでもらうのが適切である。用件も聞かず帰すのは失礼で、秘書の独断で「会わせない」と決めるのは越権。上司の携帯に連絡してすぐ戻らせるのは上司の予定を乱す。長時間待たせる前提で通すのも配慮を欠く。相手を立てつつ上司の都合と調整する取り次ぎが求められる。
一問一答
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