問題
上司が外出中にかかってきた電話に、伝言を頼まれた。電話を受けた秘書Aの対応として不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1相手の会社名・氏名・電話番号、用件を正確にメモする
- 2聞き取った内容を復唱し、間違いがないか確認する
- 3「確かに承りました」と伝え、自分の名前を名乗っておく
- 4メモを口頭で伝えるだけで十分なので、書いたメモは自分用に控えとして残す
- 5伝言は上司の机の上など、確実に目に留まる場所に置いておく
正解
4. メモを口頭で伝えるだけで十分なので、書いたメモは自分用に控えとして残す
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解説
伝言は口頭だけだと聞き漏らしや言い忘れが起こりやすく、書いたメモを上司本人に渡してこそ確実に伝わる。メモを自分の控えにとどめ口頭伝達だけで済ませるのは、伝達の確実性を欠き不適当である。相手の社名・氏名・連絡先・用件を正確に書き取り、復唱して誤りを防ぎ、「確かに承りました」と応じて受けた自分の名を名乗り、メモは上司の目に留まる場所に置くのが基本。誰が・いつ・誰から・何を受けたかを残し、本人へ確実に届ける仕組みが伝言応対の要点である。
一問一答
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