問題
秘書Aは、上司あての電話を受けたが上司は外出中だった。相手から伝言を頼まれたときの応対として、不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1伝言の内容を漏らさず書き留め、復唱して間違いがないか確かめる
- 2相手の会社名・氏名・連絡先と、電話を受けた日時を記録する
- 3伝言を確実に伝える約束として、自分の名前を相手に名乗る
- 4上司に伝えるのは確実なので、念のための復唱は省いて手早く切る
- 5上司が戻る予定の時間を伝え、必要なら折り返しの要否も確認する
正解
4. 上司に伝えるのは確実なので、念のための復唱は省いて手早く切る
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解説
伝言を受けるときは、内容を正確に書き留め、最後に復唱して相手と認識を合わせるのが鉄則である。会社名・氏名・連絡先と受けた日時を記録し、責任の所在を示すために自分の名前を名乗る。戻りの目安や折り返しの要否も確認すると親切である。確実だからと復唱を省くのは、聞き違いや書き漏れを見逃す原因になり不適当。電話の伝言は人を介して情報をつなぐ要であり、ひと手間の確認が伝達ミスを防ぐ。
一問一答
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