問題
秘書Aの上司は在席しているが、約束のない売り込みの来客には会わない方針である。そこへ予約なしの営業の人が訪れ「ぜひ部長にお目にかかりたい」と言った。Aの応対として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1方針どおり、用件も聞かずに「お会いできません」とだけ告げて帰ってもらう
- 2上司は在席だが、まず用件を伺ったうえで、約束のない面会は受けかねる旨を丁重に伝える
- 3上司は今いないと事実と異なる説明をして、その場を収める
- 4在席しているので、断りの方針を無視してとりあえず取り次ぐ
- 5相手が引き下がらないので、強い口調で立ち去るよう求める
正解
2. 上司は在席だが、まず用件を伺ったうえで、約束のない面会は受けかねる旨を丁重に伝える
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解説
約束のない売り込みに会わない方針でも、頭から門前払いにするのは会社の印象を損なう。まず用件を伺い、必要なら資料を預かるなどしたうえで、約束のない面会は受けかねる旨を丁重に伝えるのが適当である。在席なのに「いない」と偽るのは後で発覚すれば信用を失い、方針を無視して取り次ぐのも上司の意向に反する。強い口調も論外。方針を守りつつ相手の体面にも配慮する応対が、受付に立つ秘書には求められる。
一問一答
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