問題
上司が不在のときに取引先から電話があり、伝言を頼まれた。秘書Aが伝言を受ける際の対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1内容は覚えておけるので、メモは取らずに口頭で受ける
- 2要点を復唱して内容を確認し、相手の社名・氏名・連絡先と日時も控えておく
- 3長くなりそうなので、要点だけを自分の判断で省いて聞く
- 4伝言は受けず、上司が戻ってから直接かけ直すよう一方的に頼む
- 5聞き取った内容は、口頭で上司に伝えれば十分なので書き残さない
正解
2. 要点を復唱して内容を確認し、相手の社名・氏名・連絡先と日時も控えておく
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解説
伝言を受けるときは、聞き間違いや伝え漏れを防ぐため要点を復唱して確認し、相手の社名・氏名・連絡先、受けた日時も併せて控えておくのが適当である。記憶だけに頼る・書き残さないのは確実性に欠ける。相手の話を自分の判断で省くのは内容を取りこぼす危険があり、伝言を受けず一方的にかけ直しを求めるのは不親切。電話は声だけが頼りなので、復唱と記録を徹底し、上司が戻ったら確実に渡せるようにすることが基本である。
一問一答
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