問題
こちらから取引先に電話をかけ、相手（先方の担当者）が不在だった。戻りは1時間後とのことである。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1相手が不在なら用はないと考え、何も言わずに切る
- 2改めてこちらからかけ直す旨を伝え、戻りの時間を確認して失礼する
- 3戻ったらすぐ折り返すよう、相手に一方的に指示して切る
- 4不在の理由を細かく問いただしてから切る
- 5電話に出た人に、こちらの用件をすべて任せて伝言だけ残す
正解
2. 改めてこちらからかけ直す旨を伝え、戻りの時間を確認して失礼する
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解説
こちらからかけて相手が不在のときは、改めてこちらからかけ直す旨を伝え、戻りの時間を確認して丁重に切るのが基本である。かけた側が折り返すのが原則で、相手に折り返しを一方的に指示するのは礼を欠く。何も言わず切る・不在理由を問いただすのは不適当。用件を電話口の人に丸ごと任せるのも、内容や機密の点で適切とは限らない。状況に応じて簡潔な伝言を残すことはあるが、まずはかけ直しを基本姿勢とする。
一問一答
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