問題
予約のない来客が「上司に会いたい」と訪ねてきた。秘書Aの対応として最も適切なものはどれか。
選択肢
- 1すぐに上司の部屋へ通す
- 2会社名・氏名・用件を尋ね、上司の意向を確認してから対応する
- 3予約がないので即座に断る
- 4上司に確認せず適当な時間を約束する
正解
2. 会社名・氏名・用件を尋ね、上司の意向を確認してから対応する
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解説
予約のない来客には、まず会社名・氏名・用件を丁寧に尋ね、上司に取り次げるかどうか意向を確認してから対応するのが適切である。無断で通すのは上司の都合や機密の点で不可、即断りは失礼、勝手に約束するのは越権。秘書は受付の窓口として相手に失礼なく事情を聞き、判断は上司に委ねる。アポなし来客対応は職務知識とも関わる頻出場面である。
一問一答
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