問題
上司が出張で不在の間に、秘書Aが行う対応として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1緊急の用件は、あらかじめ指示された代理者に取り次ぐ
- 2届いた郵便物を整理し、重要なものが分かるようにしておく
- 3上司宛ての決裁が必要な書類に、Aが代わりに押印して処理する
- 4面会の申し込みは、上司の帰社後の予定として調整しておく
正解
3. 上司宛ての決裁が必要な書類に、Aが代わりに押印して処理する
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解説
決裁は上司本人の権限・責任で行うものであり、秘書が代わりに押印して処理することは職務の限界を超える越権行為で不適当である。上司不在時の秘書は、緊急時の代理者への取り次ぎ、郵便物の整理、面会予定の調整など「上司が戻ってから判断・処理できるように準備しておく」ことが役割となる。判断を要する事項は勝手に決めず、保留して上司の指示を仰ぐのが原則である。
一問一答
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