問題
秘書の仕事は「定型業務」と「非定型業務」に分けられる。定型業務に当たるものはどれか。
選択肢
- 1上司の急な体調不良で生じた予定変更への対応
- 2来客のお茶出しや郵便物の受け取りなど、日々決まった手順で行う仕事
- 3取引先とのトラブルが起きたときの調整
- 4上司から新しく指示された前例のない調査
正解
2. 来客のお茶出しや郵便物の受け取りなど、日々決まった手順で行う仕事
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解説
定型業務とは、お茶出し・郵便物処理・電話応対・スケジュール記入のように、毎日ほぼ決まった手順で繰り返す仕事を指す。手順が確立しているため効率よく正確にこなすことが求められる。一方、予定変更への対応・トラブル調整・前例のない調査などは、その都度状況を判断して進める非定型業務であり、臨機応変さと上司への確認が必要になる。両者の違いを理解し、定型業務は素早く片付けて非定型業務に時間を割けるようにするのがよい。
一問一答
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