問題
上司から「先方に電話して、来週の打ち合わせの日程を決めておいて」と指示された。秘書Aの進め方として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司の空いている候補日を把握したうえで、先方と調整する
- 2上司の予定を確認せず、Aの都合のよい日を先方に提示する
- 3先方の希望だけを聞き、上司に確認せず確定する
- 4日程は先方任せにして、決まった日をそのまま上司に押し付ける
正解
1. 上司の空いている候補日を把握したうえで、先方と調整する
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解説
日程調整を任されたら、まず上司の空いている候補日を把握し、それを踏まえて先方と調整するのが適当である。上司の予定を確認しないまま日を決めると、後で衝突して再調整が必要になる。先方の希望だけで確定したり、すべて先方任せにして決めた日を上司に押し付けたりするのも、上司の都合を無視しており不適当。秘書は上司の予定と相手の希望の双方を踏まえて折り合う点を探し、確定前に上司の了承を得るのが基本である。
一問一答
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