問題
上司の家族から「上司に急ぎで連絡を取りたい」と電話があった。上司は外部の会議に出席中である。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1会議中なので連絡できないと断る
- 2急ぎとのことなので、会議の連絡先にメモを入れるなどして上司に知らせ、本人の判断を仰ぐ
- 3家族からの電話は私用なので取り次がない
- 4上司の携帯番号を尋ねられたとおりに家族へ教える
- 5会議が終わるまで家族に待ってもらい、連絡の件は伝えない
正解
2. 急ぎとのことなので、会議の連絡先にメモを入れるなどして上司に知らせ、本人の判断を仰ぐ
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解説
家族からの急ぎの連絡は上司にとって重要である可能性が高い。会議中でも、メモを差し入れるなど会議を妨げない方法で知らせ、本人が対応を判断できるようにするのが適切である。私用だからと一律に断る、または握りつぶすのは不適当。携帯番号を家族に教えるのは一見親切だが、家族なら通常は番号を知っており、ここでは「連絡を取り次ぐ」のが秘書の役割である。緊急性のある連絡は上司に判断の機会を与えるのが原則。
一問一答
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