問題
上司が在席中、取引先から「契約条件について教えてほしい」と電話があった。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1契約内容は分かる範囲でAが答える
- 2専門的な内容なので、用件を伝えて上司に取り次ぐ
- 3分からないので「分かりません」とだけ言って電話を切る
- 4上司に確認せず、過去の資料を見て自分で回答する
正解
2. 専門的な内容なので、用件を伝えて上司に取り次ぐ
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解説
契約条件のような専門的・責任の伴う事項は秘書が独断で答えるべきではなく、用件を伝えて上司に取り次ぐのが適当である。生半可な知識で答えるとトラブルの原因になり、資料を見て勝手に回答するのも越権行為となる。一方「分かりません」だけで切るのは不親切で、相手に不信感を与える。秘書は自分の職務の範囲を理解し、専門判断が必要な用件は責任者である上司につなぐのが原則である。
一問一答
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