問題
秘書Aは、上司への伝言を電話で受けた。このときのメモの取り方・対応として、不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1相手の会社名・氏名・電話番号を正確に書き取る
- 2用件の要点と、折り返しの要否を確認して記す
- 3電話を受けた日付と時刻を書き添える
- 4聞き取りにくい固有名詞は復唱して確認する
- 5内容を覚えておけるので、メモは取らず口頭で上司に伝える
正解
5. 内容を覚えておけるので、メモは取らず口頭で上司に伝える
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解説
伝言は記憶に頼ると抜けや誤りが生じやすいため、必ずメモに残すのが鉄則である。「メモを取らず口頭で伝える」は不適当である。正しい伝言メモには、相手の会社名・氏名・電話番号、用件の要点、折り返しの要否、受けた日時を記し、固有名詞は復唱して確認する。「いつ・誰から・何を・どうしてほしいか」を漏れなく書き、確実に上司へ渡すことで、取り次ぎミスを防ぐことができる。
一問一答
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