問題
上司から会議の準備を指示された。会議を円滑に進めるための準備として、不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1会議の日時・場所・議題を、出席者へ事前に通知する
- 2人数分の資料を用意し、必要に応じて事前に配付する
- 3会場の机の配置や、プロジェクターなどの機材を確認する
- 4議題や進行と関係なく、その場の思いつきで座席や資料を決める
- 5会議に必要な備品（筆記具・お茶など）を準備する
正解
4. 議題や進行と関係なく、その場の思いつきで座席や資料を決める
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解説
会議の準備では、日時・場所・議題を出席者へ事前通知し、人数分の資料を用意して必要なら先に配付し、机の配置や機材・備品を点検しておくのが基本である。これにより当日の進行が滞りなく運ぶ。議題や進行を踏まえずその場の思いつきで座席や資料を決めるのは、混乱や手戻りの原因となり不適当。会議は多くの人の時間を使う場であり、周到な事前準備で時間を有効に使えるよう支えるのが秘書の技能である。
一問一答
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