問題
書類のファイリングの仕方について述べた次の記述のうち、不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1取引先ごとや内容ごとに分類し、見出しをつけて整理する
- 2よく使う書類は取り出しやすい位置に置く
- 3不要になった古い書類は、保存期間を考えて適切に処分する
- 4すべての書類を一つのファイルにまとめ、分類はしない
- 5一定の基準（五十音順・年月日順など）で並べる
正解
4. すべての書類を一つのファイルにまとめ、分類はしない
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解説
ファイリングの目的は、必要な書類をすぐ取り出せるようにすることである。取引先別・内容別に分類して見出しをつけ、五十音順や年月日順など一定の基準で並べ、使用頻度の高いものは取りやすい位置に置く。保存期間を過ぎた書類は適切に処分し、量を増やしすぎない。すべてを一つのファイルに無分類で詰め込むのは検索性を著しく損ない不適当。整理・分類・廃棄のサイクルを保つことが、効率的な文書管理につながる。
一問一答
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