問題
会議の開催通知を出席予定者へ送る時期について、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1出席者が日程を調整し準備できるよう、余裕をもって早めに送る
- 2直前に送ったほうが忘れられないので、前日に送る
- 3欠席者を減らすため、開催当日の朝に送る
- 4相手の都合は考えず、こちらの作業が終わった時点で送る
正解
1. 出席者が日程を調整し準備できるよう、余裕をもって早めに送る
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解説
開催通知は、出席者が日程を調整し資料に目を通すなど準備できるよう、余裕をもって早めに送るのが適当である。前日や当日では調整が間に合わず欠席や準備不足を招くため不適当。こちらの都合だけで送る時期を決めるのも相手への配慮を欠く。重要な会議ほど早めに通知し、必要なら事前に資料を配付して、出席者が万全の状態で臨めるようにするのが秘書の手配である。
一問一答
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