問題
上司が長期出張に出る前の、秘書の準備として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1出張中の予定を整理し、不在中に入った連絡をまとめておく仕組みを決めておく
- 2交通機関や宿泊の手配、必要書類や資料を準備する
- 3出張先・日程・連絡方法を、関係者に必要な範囲で知らせておく
- 4上司の出張先や宿泊先を、問い合わせてきた相手すべてに無条件で教える
正解
4. 上司の出張先や宿泊先を、問い合わせてきた相手すべてに無条件で教える
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解説
上司の出張先や宿泊先は、問い合わせ相手や用件を確かめずに無条件で教えるのは不適当である。相手が誰か、教えてよい相手かを判断し、必要なら上司の指示を仰ぐのが情報管理上正しい。出張中の予定・連絡の整理、交通・宿泊・書類の手配、関係者への必要な範囲の連絡は適切な準備である。出張の手配と並行して、不在中の連絡対応と機密保持にも配慮するのが秘書の役割である。
一問一答
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