問題
上司が外出中に、取引先から「上司は今どこにいるか」と所在を尋ねられた。秘書Aの対応として最も適切なものはどれか。
選択肢
- 1訪問先の社名と所在地を詳しく教える
- 2あいにく外出している旨だけを伝え、用件を聞いて戻り次第連絡する旨を伝える
- 3上司の携帯番号を教えて直接かけてもらう
- 4何も分からないと突き放す
正解
2. あいにく外出している旨だけを伝え、用件を聞いて戻り次第連絡する旨を伝える
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解説
上司の所在を尋ねられても、訪問先など具体的な居場所は機密・防犯の観点から明かさず、「あいにく外出しております」と伝えるにとどめ、用件と連絡先を聞いて戻り次第連絡する旨を伝えるのが適切である。所在地を詳しく教える・携帯番号を勝手に教えるのは情報管理上不可、突き放すのは失礼。不在対応は「不在の事実を簡潔に伝え、用件を預かる」が基本である。
一問一答
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