問題
予約（アポイントメント）のない来客が「上司にぜひ会いたい」と受付に訪れた。上司は在席している。秘書Aの対応として最も適切なものはどれか。
選択肢
- 1上司は在席しているので、そのまま応接室に通して上司を呼ぶ
- 2会社名・氏名・用件を確かめ、上司の在否は言わずに「確認してまいります」と取り次ぎ、会うかどうかは上司の意向に従う
- 3予約がないことを理由に、上司に取り次がず一律に断る
- 4「上司は在席していますが忙しい」と言って、日を改めるよう求める
正解
2. 会社名・氏名・用件を確かめ、上司の在否は言わずに「確認してまいります」と取り次ぎ、会うかどうかは上司の意向に従う
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解説
予約のない来客には、まず会社名・氏名・用件を確かめ、上司の在否を明かさずに「確認してまいります」といったん取り次ぎ、会う・会わない・代理対応などの判断は上司に任せるのが原則である。秘書が勝手に応接室へ通すと、上司が会いたくない相手や都合の悪い場合に対応できなくなる。逆に一律に断るのも、上司にとって重要な相手や好機を秘書の独断で逃すことになり不適切。在席をうかつに伝えると、断る場合に角が立つ。「在否は言わない・独断で通さない・独断で断らない」の三原則で、判断は常に上司に預けるのが秘書の立ち位置である。
一問一答
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