問題
面会の約束があった来客が時間どおりに訪れたが、上司は急用の外出でまだ戻っていない。秘書Aの対応として最も適切なものはどれか。
選択肢
- 1上司が戻るまで、理由は言わずにとにかく待ってもらう
- 2「約束を忘れたようだ」と正直に言って詫びる
- 3来客の勘違いではないかと約束の日時を確かめ直す
- 4まず不手際を丁重に詫び、戻る見込みを伝えたうえで、待つか・代理者と会うか・出直すかなど来客の意向を聞く
正解
4. まず不手際を丁重に詫び、戻る見込みを伝えたうえで、待つか・代理者と会うか・出直すかなど来客の意向を聞く
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解説
約束があるのに上司が不在なのはこちら側の不手際なので、まず丁重に詫びるのが先決である。そのうえで戻る見込み時間を伝え、待ってもらうか、代理の者が用件を伺うか、日を改めてもらうかなど、どうするかは来客の意向を聞いて決めるのが正しい。理由も言わずただ待たせるのは相手の時間を軽んじる対応。「忘れたようだ」と内情をそのまま言うのは上司の体面を損ない、伝え方として不適切で、「あいにく急用で外しております」程度にとどめる。約束を確かめ直すのは相手を疑う形になり失礼。「詫びる→見込みを伝える→意向を聞く」の順で覚える。
一問一答
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