秘書検定2級 一問一答｜必要とされる資質 第92問

解説

伝言を頼まれたら、その場で用件を復唱して正確に確かめ、忘れないうちにメモにして確実に伝えるのが適当である。「今日中に」という期限のある用件なので、すぐ伝えることが特に重要になる。思い出したら伝えるという態度は、忘れれば頼んだ相手にも上司にも迷惑がかかり、伝言を引き受けた責任を果たさない。直接電話するよう断るのは、上司への連絡の窓口という秘書の役割を放棄しており、頼んだ相手にも失礼である。忙しそうだからと明日に延ばすのは、今日中という期限を秘書の判断で無視することになる。覚え方は「伝言は復唱・メモ・即伝達」の三点セット。口頭で預かった用件ほど形に残すのが確実さの基本である。