問題
上司が会議で席を外している間に、面識のない社外の相手から「上司の今後の出張予定を詳しく教えてほしい」と電話があった。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1相手と用件を確認し、上司の予定は開示してよい範囲にとどめ、判断に迷えば上司に確認する
- 2聞かれたとおり、上司の今後の出張先や日程を詳しく相手に教える
- 3上司は会議中だとだけ伝え、それ以上は一切答えない
- 4Aの判断で、相手に上司の代わりの面会日時を約束する
正解
1. 相手と用件を確認し、上司の予定は開示してよい範囲にとどめ、判断に迷えば上司に確認する
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解説
社外の相手からの予定の問い合わせには、相手と用件を確認し、上司の予定は開示してよい範囲にとどめて応対し、判断に迷えば上司に確認するのが適当である。上司の行動予定は機密性があり、面識のない相手に詳細を教えるのは情報管理上不適切。一方、何も答えないのは不親切で、Aが勝手に面会日時を約束するのは越権となる。相手や用件に応じて開示してよい情報を見極める。情報保護と適切な応対の両立が、2級では重視される判断である。
一問一答
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