秘書検定2級 一問一答｜職務知識 第119問

解説

指示された手配ができなかったときは、まずその事実を速やかに報告することが第一である。報告が遅れるほど打てる手が減り、当日まで黙っていれば会食そのものが成り立たなくなる。そのうえで、ただ「取れなかった」と伝えるだけでなく、同程度の格・場所・価格帯の代わりの店をいくつか調べて候補として示し、上司が選べる状態にして判断を仰ぐのが、気の利いた補佐である。決めるのは上司、選びやすくするのが秘書という分担である。秘書の判断で別の店を予約し先方への案内まで出すのは、会食の格や相手の好みに関わる判断の横取りで越権となる。事実だけ報告して代案を考えないのは誤りではないが、上司に手間を丸ごと返す点で補佐として物足りない。「できなかった報告には代案を添える」と覚える。