問題
上司（部長）から秘書Aに「K課長に、例の企画書を明日までに提出するよう伝えておいてほしい」と指示された。K課長への伝え方として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1部長からの指示であることを明らかにし、「部長が、企画書を明日までにご提出願いたいとのことでございます」のように内容を正確に伝える
- 2秘書は部長の側近なのだから、部長と同じ立場に立って「明日までに必ず出してください」と命令口調で言う
- 3K課長に気を使わせないよう、部長の指示であることは伏せて、A自身からのお願いという形で伝える
- 4「私は明後日でも間に合うと思いますが」と自分の意見を添えて伝える
正解
1. 部長からの指示であることを明らかにし、「部長が、企画書を明日までにご提出願いたいとのことでございます」のように内容を正確に伝える
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解説
秘書が上司の指示や伝言を上司の部下に伝えるときは、自分は伝達役にすぎないことをわきまえ、上司からの指示であることを明らかにしたうえで、内容を変えずに丁寧な言い方で正確に伝えるのが基本である。秘書は上司を補佐するスタッフの立場であり、上司の部下への指揮命令権は持たないから、上司と同じ立場に立ったつもりで命令口調で言うのは越権であり、相手の反発も招く。誰の指示かを伏せて自分の依頼のように伝えると、指示の重みが変わって期限が守られないおそれがあるうえ、事実とも異なる。自分の意見を添えるのは、上司の指示の内容を秘書の判断で薄めることになり伝達の正確さを損なう。「秘書は命令せず、脚色せず、上司の言葉として正確に伝える」と覚える。
一問一答
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