問題
上司が出張中、上司の帰社後に開かれる社内会議の開催通知が回ってきた。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司が不在なので、通知はそのまま破棄してしまう
- 2会議の日時・場所・議題を確認して上司のスケジュールに反映し、帰社後に伝える
- 3上司に無断で、Aが代わりに出席すると会議の担当者に返事をする
- 4帰社後に上司が自分で気づくはずだと考え、何もしない
正解
2. 会議の日時・場所・議題を確認して上司のスケジュールに反映し、帰社後に伝える
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解説
上司の帰社後に開かれる会議の通知が来たら、日時・場所・議題を確認して上司のスケジュールに反映し、帰社後に伝えるのが適当である。通知の破棄や放置は予定の抜け落ちにつながり、無断で代理出席を返事するのは越権である。秘書は上司不在中に届く情報を適切に管理し、戻ったときに必要な予定や用件を漏れなく伝えられるよう準備しておく。これにより上司は復帰後すぐに状況を把握し、滞りなく業務を再開できる。情報を確実に引き継ぐのが要点である。
一問一答
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