問題
秘書Aは、昨日上司から口頭で受けた指示のうち、提出先が「経理部」だったか「総務部」だったかの記憶があいまいなまま作業を進めていることに気づいた。最も適当な対応はどれか。
選択肢
- 1記憶があいまいなことを添えて上司に確認し、正しい提出先を確かめてから進める
- 2確認すると聞いていなかったことがばれて叱られるので、確率の高そうな方に提出する
- 3両方の部署に同じものを提出しておけば、どちらかは正しいので問題ない
- 4同僚に「どちらだと思うか」と聞き、同僚の推測に従って提出する
正解
1. 記憶があいまいなことを添えて上司に確認し、正しい提出先を確かめてから進める
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解説
指示内容の記憶があいまいなまま進めれば、間違った処理を完成させてしまい、やり直しや実害という形で結局は上司に迷惑がかかる。あいまいだと気づいた時点で、聞き漏らしたことを率直にわびつつ上司に確認するのが最も損失の小さい対応である。確認は一時の気まずさで済むが、推測で確率の高そうな方に出して外れれば、誤送付という実害と信用の低下を招く。両方の部署に出すのは、不要な部署に書類をばらまくことになり、内容によっては情報管理上の問題も生じる。同僚は指示の場にいなかった以上、その推測に従うのは根拠のない賭けを人に肩代わりさせるだけである。指示はメモを取り復唱して受けるのが根本の防止策であり、「あいまいなまま進めない、確認の恥は一瞬」と覚える。
一問一答
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