問題
上司の予定変更が頻繁に起こる。秘書Aの予定表の扱い方として、不適当なものはどれか。
選択肢
- 1変更が生じたら、古い予定が分かるよう線で消して履歴を残し、新しい予定を書き加える
- 2面会には相手の会社名・氏名や場所、連絡先も書き添えておく
- 3上司用と秘書用の予定表の内容が食い違わないよう、こまめに突き合わせる
- 4変更のたびに消しゴムで消して書き直し、変更前の予定が一切残らないようにする
正解
4. 変更のたびに消しゴムで消して書き直し、変更前の予定が一切残らないようにする
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解説
変更のたびに消しゴムで消して書き直し、変更前の予定が一切残らないようにするのは、変更の経緯が追えず、消し忘れや行き違いの原因にもなるため不適当である。変更時は古い予定を線で消して履歴を残し、新しい予定を書き加えるのが望ましい。面会には相手の会社名・氏名・場所・連絡先を添え、上司用と秘書用の予定表をこまめに突き合わせて齟齬を防ぐ。予定表は変更が多いほど正確さと履歴の追跡しやすさが重要になる。
一問一答
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