問題
上司が不在のとき、初めて取引する会社の担当者が「今後よろしくと挨拶に伺った」と訪ねてきた。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司は不在だとだけ伝え、すぐに帰ってもらう
- 2上司の代わりに、Aが今後の取引の話を進めてしまう
- 3初対面で予約もないので、用件を聞かずに丁重に断る
- 4会社名・氏名・用件を伺い、名刺や資料を預かって上司に取り次ぐ
正解
4. 会社名・氏名・用件を伺い、名刺や資料を預かって上司に取り次ぐ
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解説
上司不在時に初めての取引先が挨拶に訪れたら、会社名・氏名・用件を伺い、名刺や資料を預かって上司に取り次ぐのが適当である。これにより上司は相手を把握し、後日改めて対応できる。不在を告げて帰すだけ、用件も聞かず断るのは、せっかくの取引機会を逃しかねず失礼。Aが取引の話を進めるのは越権である。秘書は上司不在時の窓口として、相手に丁寧に応対し、必要な情報を受け取って確実に橋渡しする役割を担う。
一問一答
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