問題
上司が私用で休みを取っている日に、社外から急ぎでない問い合わせの電話があった。秘書Aの対応として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1本日は休みであることと、次に出社する日を伝える
- 2伝言があれば承り、出社後に上司へ確実に渡す
- 3上司が休みを取っている私的な理由まで、詳しく相手に説明する
- 4相手の連絡先を確認し、必要なら折り返す旨を伝える
正解
3. 上司が休みを取っている私的な理由まで、詳しく相手に説明する
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解説
上司が休みを取っている私的な理由まで詳しく相手に説明するのは、上司のプライバシーに関わる情報を不必要に開示する行為で不適当である。急ぎでない問い合わせには、本日休みであることと次の出社日を伝え、伝言があれば承って出社後に確実に渡し、必要なら連絡先を聞いて折り返す旨を伝えるのが正しい。秘書は不在の事実と再開のめどを簡潔に伝えれば足り、私的な事情には立ち入らないのが基本である。情報の出しすぎに注意する。なお、急ぎの用件であれば出社まで待たせず、休暇中でも上司に連絡を取ることを検討する。
一問一答
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