問題
上司が在席中、取引先のQ氏が「近くまで来たので寄った」と予約なしに訪ねてきた。上司は10分後に次の予定が迫っている。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1Q氏の来訪と、上司に間もなく次の予定があることの両方を伝え、会えるか短時間で可能か指示を仰ぐ
- 2予約がないので、上司には伝えずQ氏に帰ってもらう
- 3次の予定が迫っているので、上司の判断を仰がずQ氏を断る
- 4Aの判断で次の予定を遅らせ、Q氏との面会を優先させる
正解
1. Q氏の来訪と、上司に間もなく次の予定があることの両方を伝え、会えるか短時間で可能か指示を仰ぐ
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解説
予約なしの来訪でも、上司にQ氏の来訪と次の予定が迫っていることの双方を伝え、会えるか、会うなら短時間で可能かの指示を仰ぐのが適当である。上司は状況を踏まえ「短時間なら会う」「次回に」などと判断できる。伝えず帰す、独断で断る、勝手に次の予定を遅らせるのはいずれも上司の判断を奪っており不適当。秘書は来客と上司の予定の両方を正確に伝え、最終判断は上司に委ねる調整役に徹する。判断材料を漏れなく示すことが要点である。
一問一答
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