問題
上司あての面会予約を電話で受ける際の応対として、不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1相手の会社名・氏名・用件・希望日時を確認する
- 2上司の予定を確認し、可否を即答できないときは折り返す旨を伝える
- 3上司の空いている日時を複数案内し、相手の都合と調整する
- 4相手の希望に応えるため、上司に確認せずその場で日時を確約する
- 5決まった面会の日時・場所・所要時間などを復唱して間違いを防ぐ
正解
4. 相手の希望に応えるため、上司に確認せずその場で日時を確約する
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解説
面会予約を受けるときは、相手の会社名・氏名・用件・希望日時を確認し、上司の予定と照らして調整するのが基本である。上司の予定を確認せずにその場で日時を確約するのは不適当で、上司の都合と衝突すれば予定を乱し信用を失う。可否を即答できないなら折り返すと伝え、空き日時を複数案内して調整し、決定後は内容を復唱して誤りを防ぐのが正しい流れである。秘書はあくまで上司の予定を管理・調整する立場であり、独断で確約しないことが日程管理の要点である。
一問一答
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