問題
来客中の上司に、急ぎの電話が入ったことを伝えたい。来客の前での秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1来客の話を遮り、口頭で「お電話です」と上司に大きな声で伝える
- 2用件を書いたメモをそっと上司に差し出し、上司の判断を待つ
- 3来客に聞こえるように電話の相手と用件を読み上げて上司に知らせる
- 4上司に断りなく、Aの判断で電話を後回しにして取り次がない
- 5来客に席を外すよう促してから、上司に電話を取り次ぐ
正解
2. 用件を書いたメモをそっと上司に差し出し、上司の判断を待つ
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解説
来客中の上司に取り次ぐときは、来客の話の流れや機密に配慮し、用件を書いたメモをそっと差し出して上司に判断を委ねるのが最も適当である。声に出して伝えれば来客の話を遮り、電話の相手や用件という情報を来客に知らせてしまう。秘書が独断で取り次がないと決めるのは、上司にとって重要な連絡を見逃す恐れがあり越権。来客に席を外すよう促すのは失礼である。来客に配慮しつつ上司に判断材料を渡す、目立たない取り次ぎが接遇の要点である。
一問一答
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