問題
秘書の業務には、毎日決まって行う「定型業務」と、その都度判断や対応が必要な「非定型業務」がある。次のうち、一般に「非定型業務」に分類されるものとして最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司の出社前に予定表を整え、当日の予定を確認すること
- 2上司宛ての郵便物を毎朝開封・仕分けして机に整えること
- 3上司の急な入院に伴い、当面の面会や出張の予定を関係先と調整し直すこと
- 4日々かかってくる電話を受け、取り次ぎや伝言を行うこと
- 5応接室や上司の部屋を毎日清掃し、環境を整えること
正解
3. 上司の急な入院に伴い、当面の面会や出張の予定を関係先と調整し直すこと
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解説
非定型業務とは、突発的に発生し、その都度の判断や臨機の対応を要する仕事である。上司の急な入院に伴う予定の組み直しは想定外の事態への対応であり、非定型業務に当たる。予定表の準備、郵便物の開封・仕分け、電話の取り次ぎ、清掃などは毎日繰り返す定型業務である。両者を区別できることは、優先順位づけや段取りの基礎になる。非定型業務ほど上司への報告・相談を密にし、独断を避けることが大切である。
一問一答
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