問題
上司が出張中に、上司あての重要な電話がかかってきた。秘書Aの対応として最も適切なものはどれか。
選択肢
- 1上司は出張中で何も分からないと答える
- 2あいにく出張中である旨を伝え、用件を聞いて戻り次第連絡する旨を伝える
- 3上司の出張先と日程を詳しく教える
- 4勝手に上司に代わって返答する
正解
2. あいにく出張中である旨を伝え、用件を聞いて戻り次第連絡する旨を伝える
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解説
上司の不在時は「あいにく出張しております」と伝え、用件と連絡先を聞いて戻り次第連絡する旨を伝えるのが適切である。「何も分からない」は無責任、出張先や日程を詳しく教えるのは機密・防犯上不可、勝手に代わって返答するのは越権。不在対応は「不在の事実を簡潔に伝え、用件を預かり、戻り後の対応を約束する」が基本で、機密保持の観点からも所在の詳細は明かさない。
一問一答
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