問題
予約のない客が訪れ「上司に会いたい」と言ったとき、秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1予約がないので、用件も聞かず丁重に断る
- 2上司に確認せず、その場でAの判断により面会を承諾する
- 3相手の会社名・名前・用件を伺い、上司の都合を確認してから対応する
- 4上司が在席していても、不在だと伝えて帰ってもらう
- 5予約客と同じように、すぐに応接室へ通す
正解
3. 相手の会社名・名前・用件を伺い、上司の都合を確認してから対応する
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解説
予約のない来客には、まず相手の会社名・氏名・用件を丁寧に伺い、その情報を上司に伝えて会うかどうかの都合を確認するのが適切である。用件も聞かずに門前払いするのは失礼であり、逆に秘書の独断で面会を決めたり、すぐ応接室へ通したりするのは上司の予定を乱す。在席しているのに不在と偽るのも不誠実である。面会の可否を判断するのは上司であり、秘書は正確な情報を取り次ぐ橋渡し役に徹することが求められる。
一問一答
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