問題
秘書Aは、上司宛ての電話で取引先から「契約の件はどうなっているか」と尋ねられた。上司は不在で、Aは詳しい状況を知らない。このようなとき、秘書として最も適切な対応はどれか。
選択肢
- 1自分の推測で「おそらく進んでいると思う」と答える
- 2「私では分かりかねますので、上司が戻り次第、確認してご連絡いたします」と伝える
- 3「分かりません」とだけ答えて電話を切る
- 4上司の携帯番号を教えて直接かけてもらう
正解
2. 「私では分かりかねますので、上司が戻り次第、確認してご連絡いたします」と伝える
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解説
秘書は自分の判断や推測で社外に情報を伝えてはならない。分からないことは正直に、しかし相手に不安を与えない形で「確認のうえ連絡する」と伝えるのが適切である。推測で答えると誤った情報を与え、トラブルの原因になる。また上司の携帯番号を無断で教えるのは機密保持・上司の都合の面で不適当。秘書はあくまで取り次ぎ役に徹し、責任ある対応につなげる姿勢が求められる。
一問一答
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